文書作成

60ページの報告書をAIに渡して、課題を整理してもらった。返ってきた答えは、前半の章の話ばかりで、いちばん気になっていた後半の章には触れていなかった。そういうことがあります。資料を丸ごと渡すと、どこが大事かはAIが決めることになります。渡すときに「どの章を、何のために読んでほしいか」を書いておくと、答えが的に近づきます。

先月、AIで作った月次のまとめは評判が良かった。今月も同じように頼んだら、構成も言い回しも違うものが出てきた。先月どう頼んだのかは、もう覚えていない。そういうことがあります。残っているのはできあがりだけで、頼み方はチャットの履歴の中に埋もれています。できあがりのファイルの隣に、頼んだ文と、あとで手で直したところを1枚残しておくと、来月は貼るところから始められます。

AIが作った表をExcelに貼ったら、1行がまるごと1つのセルに入った。メールに貼ったら、記号が残って消して回ることになった。中身は良いのに、使う場所に合わせて形を直す手間がかかる。そういうことがあります。答えをどこで使うのかは、書かないとAIには伝わりません。頼むときに貼る先を1行書いておくと、直す手間が減ります。

AIが作った文章に「もう少し良くして」と頼む。返ってきたものは少し変わっているけれど、良くなったのかどうか分からない。もう一度頼むと、また少し変わる。気づけば30分たっていた。そういうことがあります。「良く」の中身を伝えていないと、AIは毎回別の方向に動きます。直してほしい点を1つ名指しし、どうなったら終わりかを先に書くと、往復が短くなります。

長い資料をAIに要約させたら、読みやすくまとまっていた。ところが、判断に必要だった一文が抜けていて、あとで気づいた。そういうことがあります。AIが手を抜いたというより、何が大事かを知らされていなかったのかもしれません。頼むときに、読んだあと何を決めるのかを1行添えると、残る中身が変わります。

報告書の下書きをAIに作らせたら、直すのに自分で書くより時間がかかった。そういう声が出ます。直した箇所を分けてみると、多いのは言葉づかいではなく、順番や結論といった骨組みの直しです。骨組みを先に人が決めてから渡すと、直す量が変わります。