先週決まったはずのことが、また議題に上がっていませんか

月曜日の定例です。議題の3つ目に、見覚えのある項目があります。

「問い合わせの一次対応を、来月から当番制にする件」

先週、同じ会議で決めたはずの話です。

誰かが言います。「これ、先週決まりましたよね」

別の誰かが返します。「そうなんですが、繁忙期に当番が回ってきた場合はどうするのか、と現場から聞かれまして」

そこから20分、先週とほぼ同じ話をします。結論も、だいたい先週と同じところに落ち着きます。

決め直しているのではなく、思い出している

この20分で起きているのは、新しい判断ではないことが多いです。

先週の会議でも、繁忙期の話は出ていました。そのうえで「繁忙期でも当番は回す。そのかわり、その週は当番の人の締め切りを1日延ばす」と決めていました。

ところが、議事録に残っていたのは1行だけです。

問い合わせの一次対応：来月から当番制とする

何を決めたかは残っていても、何を考えたうえで決めたかが残っていません。

現場から質問が来たとき、手元の1行では答えられません。答えられないので、会議に戻します。会議では、先週の議論を記憶から組み立て直します。それが20分です。

「なぜ」が無い決定は、反対意見に弱い

もう1つ、困ることがあります。

決めた理由が残っていないと、後から出てきた意見に対して、その意見が先週すでに検討済みなのか、新しい論点なのか、誰にも分かりません。

検討済みなら「その点は考えたうえで、こう決めました」と返せば済みます。新しい論点なら、そのときこそ会議で話すべきです。

この2つの区別がつかないと、どちらも同じように会議に戻ってきます。結果として、一度決めたことが、異論が出るたびに振り出しに戻るようになります。決めた人も、決めたことに自信が持てなくなっていきます。

決めたことに、2行を足す

やり方はこうです。会議で何かを決めたら、その場で次の3行を書きます。

決めたこと：問い合わせの一次対応を、来月から当番制にする
なぜ：特定の2人に問い合わせが集中し、その2人の本来業務が月末に遅れているため
見直す条件：当番の週に締め切りを延ばす運用で、遅れが2か月続けて出たら

ポイントは2つです。

1つ目は、「なぜ」には、検討して退けた案も入れることです。「専任を置く案も出たが、人を割けないので見送った」と書いてあれば、次に同じ案が出たときに、それが検討済みだと分かります。

2つ目は、「見直す条件」を、その場で決めておくことです。見直す条件が無いと、決めたことは「永久に正しい」か「いつでも蒸し返せる」かのどちらかになります。条件があれば、条件を満たすまでは決めたとおりに動き、満たしたら堂々と見直せます。

3行が書けないとき

会議の終わりに3行を書こうとすると、書けないことがあります。

「なぜ」が書けないときは、実は理由が共有されないまま決まっていることが多いです。声の大きい人の案に、なんとなく落ち着いた。そういうときです。その場で「なぜ、でしたっけ」と1回聞くだけで、決定が固まるか、まだ決まっていないことが分かるか、どちらかになります。

「見直す条件」が書けないときは、何が起きたら失敗なのかを、誰も考えていないということです。これも、その場で気づけるほうが、来月気づくよりずっと安く済みます。

3行は、議事録のためというより、決めたかどうかを、その場で確かめるための道具です。

月曜に、1つだけ

先月の会議で決まったことを、1つ選んでください。

その決定について、「なぜそう決めたか」を議事録や手元のメモから探してみてください。

見つからなければ、決めた場にいた人に聞いて、1行書き足してみてください。次にその話が議題に上がりそうになったとき、その1行が20分を省いてくれるかもしれません。