業務改善の現場から

手順書は揃っているのに、担当者が休むと仕事が止まる。読み返すと、書いた本人には読めて、他の人には読めない文章になっている。手順書が使えるかどうかを、30分で確かめる方法を書きます。

指摘した箇所が直って戻ってきた。でも、直っているのは表と見出しだけかもしれません。目で追った「もう無いはず」は根拠になりません。管理職が30秒でできる確かめ方を書きます。

部下からの「ありませんでした」は、「無い」ではなく「見つけられなかった」かもしれません。報告に探した範囲を書かせるだけで、二重作成と手戻りが減ります。管理職が聞くべき1問。

週次報告の「課題・懸案」欄に、毎週同じ行が並んでいませんか。欄に名前を付けると、そこは埋めるべき場所になり、未完了が置いてよいものに変わります。止まってよい条件を先に決める方法。

全社アンケートの設問に不備が見つかると、何件やり直すことになるか。仕事を「作るものの形」で切ると、1回の失敗で全部が戻ります。やり直す量で単位を決める考え方。

「直しました」の報告が来たとき、直した箇所以外を見ていますか。一点修正が別の場所を壊す仕組みと、消したつもりのものを機械で確かめる手順を、実測つきで。