入力項目が40個ある申請書｜AIに書かせる前に、使われている項目を数える

「申請書の入力が40項目もあって大変だったので、AIが過去のデータから自動で埋めるようにしました」

現場は楽になります。それでも、その前に1つ聞きます。

「その40項目のうち、あとで使われているのは何項目ですか」

聞くと、たいてい答えが出てきません。誰も数えたことがないからです。

数えるのは難しくありません。申請を受け取った側が、次に何を見るかを追えばいいだけです。

私が見た範囲では、実際に読まれているのは10項目前後でした。残りは、入力されたまま誰にも開かれていません。

埋める前に、消せる項目がある

ここで順番が入れ替わります。

✕  40項目を、AIが速く埋める
◯  40項目を数えて、使われていない30項目を消す  →  残った10項目を埋める

AIで埋めると、使われていない項目も一緒に速く埋まります。速くなった実感はありますが、要らないデータが増える速度も上がっています。

⚠️ しかも、AIが埋めた項目は誰も確認しません。「自動で入っているから合っているはず」と扱われます。使われていない項目なら害は出ませんが、使われている項目に間違いが混ざったとき、気づく人がいなくなります。

なぜ40項目まで増えたのか

項目は、足すときだけ議論されて、減らすときは議論されません。

なぜこの項目があるのか   → 何年か前に、集計で必要になったから
その集計は、いまもあるか  → …（ここで止まることが多いです）

止まったところが、消せる場所です。集計が終わっても、項目は残ります。フォームから項目を消すのは誰の仕事でもないので、そのまま置かれます。

減らし方は3つあります

②が見落とされやすいところです。氏名・所属・上長名・拠点。全部、人事のデータにあります。それを毎回、人に書かせています。

⚠️ 選択式にするときは、選択肢を現場と一緒に決めてください。机上で作ると「その他」に半分が入り、集計できないのは同じです。

それでもAIが効く場面

選択肢を決める側です。

過去の自由記述を数百件AIに整理させると、何種類の答えが実際に来ているかが分かります。そこから選択肢を作れば、「その他」は減ります。

入力をAIに代行させるのではなく、入力欄そのものをAIで設計し直す。こちらのほうが後に残ります。

月曜に、1つだけ

いちばん項目の多い申請書を1枚開いて、受け取る側の人に聞いてください。

「この中で、実際に見ているのはどれですか」

指してもらった項目に印をつけると、印の付かない欄がそのまま候補になります。数えるのに30分もかかりません。

次回

次は、例外処理が9割あって自動化できないという話です。例外が多いのではなく、標準が無いだけであることが大半です。