議事録をAIで要約する前に、その会議は要りますか｜業務改善とAI④

「毎週の定例会議、議事録をAIが自動で要約してくれるようにしました」

いま、いちばん導入されている使い方だと思います。それでも、その前に2つ聞きます。

① その議事録は、あとで読まれていますか

「配っています」と「読まれています」は違います。

前回のレポートの話と同じで、数字で聞きます。「先月、議事録を見返して何かを判断したことは何回ありましたか」。

ゼロ回なら、議事録は記録ではなく儀式です。速く作っても、速く積まれるだけです。

② 先週の会議で、決まったことは何件ありましたか

これが本題です。

ゼロ件なら、それは会議ではありません。報告会です。

報告を聞くだけなら、集まる必要がありません。読めば済みます。しかも読むほうが速く、聞き逃しもありません。

「顔を合わせる意味がある」は、たぶん本当です

ここで多くの人が引っかかります。そして、その感覚は正しいと思います。

⚠️ ただしそれは会議ではなく、話す時間です。

決める場と話す場を混ぜると、どちらも中途半端になります。決めたい人は雑談を邪魔だと感じ、話したい人は決議で時間が無くなったと感じます。両方が不満を持ちます。

分けてください。30分の決議と、15分の雑談にするだけで、どちらも成立します。

いちばん効くのは「開かない週を作る」

定例を廃止しなくていいです。代わりに、こうします。

議題がゼロなら、その週は開かない。

⚠️ 「議題がなければ中止」と決めておかないと、必ず開かれます。予定に入っているものは、理由がなくても実行されるからです。

そして開かなかった週に何が起きたかを見てください。たいてい、何も起きません。

AIが効くのは、その先です

会議を減らしたうえで残ったものには、AIが効きます。

• 決まったことだけを抜き出す（議事録全文ではなく、決定事項と担当者と期限）
• 前回の決定が実行されたかを次回の冒頭に出す

⚠️ 要約させるのではなく、抜き出させてください。要約は全部を短くしますが、要るのは「決まったこと」だけです。

月曜に、1つだけ

次の定例会議で、終わったあとに1行書いてください。

「今日、決まったこと：」

3週続けて空欄なら、その会議は報告会です。

次回

次は、入力項目が40個ある申請フォームの話です。入力を速くするのではなく、入力そのものを減らします。