AI導入

60ページの報告書をAIに渡して、課題を整理してもらった。返ってきた答えは、前半の章の話ばかりで、いちばん気になっていた後半の章には触れていなかった。そういうことがあります。資料を丸ごと渡すと、どこが大事かはAIが決めることになります。渡すときに「どの章を、何のために読んでほしいか」を書いておくと、答えが的に近づきます。

先月、AIで作った月次のまとめは評判が良かった。今月も同じように頼んだら、構成も言い回しも違うものが出てきた。先月どう頼んだのかは、もう覚えていない。そういうことがあります。残っているのはできあがりだけで、頼み方はチャットの履歴の中に埋もれています。できあがりのファイルの隣に、頼んだ文と、あとで手で直したところを1枚残しておくと、来月は貼るところから始められます。

AIが作った表をExcelに貼ったら、1行がまるごと1つのセルに入った。メールに貼ったら、記号が残って消して回ることになった。中身は良いのに、使う場所に合わせて形を直す手間がかかる。そういうことがあります。答えをどこで使うのかは、書かないとAIには伝わりません。頼むときに貼る先を1行書いておくと、直す手間が減ります。

AIに仕事を頼むたびに、うちの部署は何をしているか、読み手は誰か、社内ではこう呼ぶ、と同じ説明を打ち直している。説明を省くと、的外れな答えが返ってくる。そういうことがあります。毎回の説明は、頼みごとではなく前提です。前提を1枚のメモにまとめておき、最初に貼るようにすると、打ち直しが減り、答えのぶれも小さくなります。

AIが作った文章に「もう少し良くして」と頼む。返ってきたものは少し変わっているけれど、良くなったのかどうか分からない。もう一度頼むと、また少し変わる。気づけば30分たっていた。そういうことがあります。「良く」の中身を伝えていないと、AIは毎回別の方向に動きます。直してほしい点を1つ名指しし、どうなったら終わりかを先に書くと、往復が短くなります。

表をAIに貼り付けて「部署ごとに合計して」と頼んだら、それらしい数字が返ってきた。ところが手元で計算し直すと、合わない部署がある。そういうことがあります。数字そのものを答えさせると、どこで違ったのかを追えません。答えではなく、計算の式や手順を書かせると、確かめられる形で残ります。

AI化の効果を試算するために業務を棚卸ししたら、1回にかかる時間はほぼ全員が書いてくれた。ところが「月に何回」の欄は空欄だらけで、合計が出せない。そういうことがあります。回数は、書く本人にも記録を見ないと分からない数字です。空欄を仮の数字で埋める前に、別に数えて、記録を指さして聞き直します。

長い資料をAIに要約させたら、読みやすくまとまっていた。ところが、判断に必要だった一文が抜けていて、あとで気づいた。そういうことがあります。AIが手を抜いたというより、何が大事かを知らされていなかったのかもしれません。頼むときに、読んだあと何を決めるのかを1行添えると、残る中身が変わります。

AIを使い始めて、現場は「楽になった」と言っている。ところが上司に「どれくらい変わったの」と聞かれると、答えに詰まる。そういうことがあります。比べる元の数字を、始める前に取っていないからかもしれません。始める日に、いまの数字を1つだけ書き留めておくと、半年後に答えやすくなります。

うまくいったAI活用を社内で紹介した。反応は良かったのに、ほかの部署で同じことを始めた人がいない。そういうことがあります。紹介の中心が「何時間減った」という成果になっていると、聞いた人は自分の仕事と同じかどうかを判断しにくくなります。手がかりになりやすいのは、最初にAIへ何を入れたか、です。