AIの利用申請が、情報システム部門で止まっています｜「使ってよいですか」と聞く前に、1業務分の情報の流れを書く

「生成AIを業務で使いたいので、利用を認めてください」

情報システム部門にこう申請して、数週間たちました。返事は「確認中です」のままです。

審査が厳しいから進まない、と見えます。そうとは限りません。審査する側が、何を審査すればよいのか分からないまま持っていることがあります。

審査する側が確かめたい3つ

審査する側が確かめたいことは、次の3つに分けて考えられます。

・どんな情報が、入力されるのか
・その情報が、どのサービスに渡るのか
・出てきた結果を、誰がどこで使うのか

「AIを業務で使いたい」という一文だけの申請からは、この3つが読み取れません。読み取れないと、審査する側は広い範囲の業務と情報を想定せざるを得ないことがあります。顧客の情報を入れる人がいるかもしれない。未公表の数字を入れる人がいるかもしれない。

いちばん危ない場合まで想定すると、「はい」とは答えにくくなります。かといって「いいえ」と言い切る材料もありません。そうなると、返事は「確認中です」のままになりがちです。

申請に書くのは、1業務分の情報の流れ

対象を、業務1つまで狭めます。その業務について、情報がどこから入り、どこへ出ていくかを書きます。

この例は説明のためのものです。業務も人数も、自分の職場のものに入れ替えてください。

ここまで書いてあると、審査する側は項目ごとに見られます。会議のメモを入れてよいか。そのサービスは、入力した内容をどう扱うか。出力は社外に出るか。答える対象が、項目の数だけに絞られます。

サービス側が入力内容をどう扱うかは、まず公開されている利用規約や管理者向けの説明を見て、分かった範囲を書きます。読み取れなかった点だけ「不明。確認をお願いします」と書いておきます。空欄のまま出すより、何を調べればよいかが相手に伝わります。

聞き方を変える

申請の文面も変えます。

✕ 生成AIを業務で使ってよいですか
◯ 部内会議の議事録の下書きに、AIを使いたいです。
   情報の流れは別紙のとおりです。
   判断に足りない項目があれば、教えてください

下の聞き方は、相手に求める返事が具体的です。足りない項目を1つ返すだけでも、返事になります。

あわせて、返事の目安を聞いておきます。「いつ頃、最初の返事をもらえますか」の1行で足ります。目安が分かれば、待つあいだに現場へ何を伝えるかを決められます。

「不可」が返ってきたときに見る項目

不可と返ってきても、そこで終わりとは限りません。どの項目が理由かを聞きます。

この業務では不可、と理解しました。
どの項目が変われば、認めてもらえますか

理由になりやすいのは、入れる情報、使うサービス、出力の行き先のいずれかです。

項目が分かれば、申請を直して出し直せます。「AIは不可」という返事のままだと、次に何を変えればよいかが残りません。

通った1業務が、次の申請のひな形になる

1業務が通ると、手元に残るものがあります。審査する側と合意した、項目の一覧です。

2つめの業務は、同じ表を使って出します。変わるのは、業務の名前と入れる情報くらいです。審査する側も、前回と違う行を中心に見られる形になります。

全社で使えるようにする話は、その先にあります。通った業務がいくつか並ぶと、「この範囲の情報なら入れてよい」という線が、実例から見えてきます。

今日、1つだけやる

止まっている申請の文面を開いてください。

業務の名前が、1つ書かれているかを見ます。

書かれていなければ、毎週繰り返している作業から1つ選び、次の3行を書きます。

業務の名前    部内会議の議事録の下書き
入れる情報    会議中に取ったメモ（社名・個人名・未公表の金額は伏せる）
出力の行き先  担当者が直して、部内の共有フォルダに置く

中身は、自分の業務のものに入れ替えてください。書けたら、表の残り（入れないもの・使うサービス・使う人）を同じ形で足してから、出し直します。