マネジメント

先週の定例で決めたはずのことが、今週の定例でまた話し合われている。誰かが「あれ、決まりましたよね」と言い、誰かが「でも、こういう場合は」と返す。そういうことがあります。決め方が悪かったのではなく、何を前提に決めたのかが残っていないことが多いように思います。決めたことに「なぜ」と「見直す条件」を1行ずつ添える方法を書きます。

毎月の初めに、決まった集計表を作って送る。誰かに頼まれて始めたはずが、いまは誰が使っているのか分からない。そういう仕事が、どの職場にも少しずつ残っています。やめられないのは、やめてよいと誰も言えないからです。止めて困る人がいるかを、1か月だけ確かめる方法を書きます。

定例会議で同じ議題が出て、「持ち帰って検討します」で終わる。翌週も、その次の週も同じ。そういうことがあります。決まらないのは、検討が足りないからとは限りません。何が分かれば決められるのか、誰が決めるのかが、会議の場で言葉になっていないことが多いように思います。持ち帰るときに、2つだけ決めてから会議を閉じる方法を書きます。

部下に任せた資料が、締切の前日になっても見えてこない。不安になって「こっちでやるよ」と引き取る。これが重なると、部下が途中で手を止めて指示を待つようになることがあります。引き取りたくなる理由は、相手の力量よりも途中が見えないことにあります。任せるときに、途中で1回見せてもらう時点を決めておく方法を書きます。

「急ぎでお願い」が同じ日に3つ届く。どれから手をつけるかを、受けた担当者が一人で決めてしまう場面があります。急ぎには、外で日付が決まっているものと、早く欲しいだけのものの2種類があります。ぶつかったときに順番を決めるのは誰か、を先に決めておく方法を書きます。

自動通知を組んで、実行履歴はすべて「成功」。ところが1週間、誰にも1通も届いていなかった。緑の表示が保証するのは『送る処理が呼ばれた』までです。届いたかどうかは、受け取る側の画面でしか分かりません。

「人が足りません」は、たいてい本当です。それでも1人足して楽にならない部署があります。忙しさの中身は、仕事そのもの・待ち・探す・やり直しの4つに分かれていて、人を足して減るのは1つ目だけです。1週間、時間ではなく回数を数える方法を書きます。

ミスが出るたびに確認者を1人足す。それでも同じ種類のミスがまた出るなら、疑う場所は2つです。後ろに人がいて1回あたりが薄くなっているか、同じものを同じ見方で2回見ているか。人を増やさずに拾えるようにする組み方を書きます。