毎月作っているその資料、誰が読んでいますか

毎月の第2営業日です。担当者は朝から集計表を作っています。

前月の件数を拾い、表に貼り、グラフを更新して、決まった宛先にメールで送ります。半日かかります。

送ったあと、返信はありません。先月も、その前の月もありませんでした。

始めたのは3年前です。当時の部長に頼まれました。その部長は、もう別の部署にいます。

続いているのは、やめる理由が無いから

この資料が続いている理由を聞くと、たいてい次のような答えになります。

どれも、この資料が役に立っているという理由ではありません。やめる理由が見つからないので続いている、という形です。

作る側から見ると、やめるのには勇気が要ります。「誰も読んでいないと思うのでやめます」と言うのは、3年分の仕事を自分で否定するように感じる人もいます。宛先に上司の名前が入っていれば、なおさらです。

受け取る側から見ると、事情はもっと単純なことがあります。届いていることは知っているが、開いていない。開かないので、要らないとも言いません。言わないので、翌月も届きます。

続けるかどうかを確かめようとして、宛先に聞くことがあります。

「この資料、まだ要りますか」

返ってくる答えは、多くの場合こうです。

念のため、送っておいてください

聞かれた側にとって、「要らない」と答えるのは小さな危険です。あとで必要になったら、自分が止めたことになります。「念のため」と答えれば、その危険は無くなります。手間を払うのは作る側なので、受け取る側には断る理由がありません。

こうして、聞いた結果、続けることが決まります。聞く前と何も変わりません。

聞いても分からないなら、1か月だけ送るのを止めて、誰かが気づくかを見ます。

やり方はこうです。

1. 上司に「来月1回だけ、この資料の送付を止めます」と伝え、了承をもらう
2. 資料そのものは作らずに、元になるデータの置き場所だけ残しておく
3. 1か月のあいだに「あの資料はどうなった？」と聞いてきた人を書き留める

ポイントは2つです。

1つ目は、上司の了承を先にもらうことです。担当者が独断で止めると、聞かれたときに担当者だけが説明することになります。上司が知っていれば、「試しに止めている」と一言で済みます。

2つ目は、データの置き場所は残しておくことです。誰かが困ったら、その日のうちに作って送れます。戻せると分かっていれば、止める判断は軽くなります。

1か月のあいだに誰も聞いてこなければ、その資料は止めてよいことが多いように思います。上司に報告して、正式にやめます。

聞いてきた人がいたら、その人に1つだけ確かめます。

「この資料のうち、どの数字を使っていますか」

答えが「この1行だけ」ということがよくあります。その場合、作る資料は表1枚から数字1つに縮みます。半日かかっていた作業が、10分で済むかもしれません。

全部が要ると言われたら、続けます。そのときは、誰が何に使っているかを、資料の冒頭に1行書いておきます。次に担当が替わったとき、その人が同じ迷いを持たずに済みます。

自分のチームで、毎月か毎週、決まって送っている資料を1つ選んでください。

その資料について、宛先の誰が、何の判断に使っているかを、1行で書けるか試してみてください。

書けなければ、来月の1回だけ、止めてみることを上司に相談してください。

業務のAI化、どこから始めるか迷ったら

業務ドックが、御社の業務を1件ずつ診てAI化・標準化の優先順位を設計します。まずは無料相談、または業務AI化の無料診断からどうぞ。