記録は残しているのに活かせない|AI活用タイプ「記録する一匹狼」

AI活用Tips

こんな覚えはないでしょうか。

  • メモや記録はきちんと取っている
  • そのメモは、自分にしか読み解けない
  • 引き継ぎ資料は「あるにはある」

当てはまるなら、あなたは記録する一匹狼タイプです。航海日誌は毎日つけている。ただ、それを読む乗組員が、いません。

これはAI活用の適性を分ける4つの軸のうち、SCKM の組み合わせにあたります。

記録する一匹狼の強みは、消してはいけない

記録が残っている(S)。後から辿れるので、経緯の説明ができる。抱えた仕事の品質も自分で担保できます(C)。

「もっと共有を」と言われます。記録の習慣は、すでにあなたの側にあります。 この型で回っている仕事が、実際にあります。

詰まるのは、性格ではなく組み合わせ

日誌が自分あてに書かれている。感覚で決める型(K)なので、書いてあるのは出来事で、判断の基準ではありません。しかも手を動かして解決する(M)ので、記録は残るのに、作業は減らない。引き継ぎ資料が「あるにはある」状態なのは、書く力の問題ではなく、宛先の問題です。

実際、こういうときに出ます

たとえば、あなたのメモ。「A社の件、例のパターンで処理」と書いてあります。あなたには十分な情報です。半年後の自分にも、たぶん通じます。他人には1文字も通じません。書き足りないのではなく、共有された前提の上に書かれているからです。

なぜ、今まで直らなかったのか

メモは書いています。だから「記録が無い」という自覚が持てません。問題は量ではなく宛先ですが、宛先のずれは自分では見えない。自分が読んで分かるものは、分かるように見える。これが、書いている人ほど気づきにくい理由です。

最初の一歩

過去のメモをAIに読ませて、「知らない人向けに書き直して」と頼む。新しく書く必要はありません。材料はすでに揃っています。足りないのは、宛先の変換だけです。

そのまま使える指示文

AIに貼り付けて使えます。{work} のような箇所は、自分の仕事名に置き換えてください。

私が書いたメモを貼ります。
前提を知らない人が読んで理解できる形に書き直してください。私にしか分からない略語や、省略された経緯があれば、書き直す前に私に質問してください。
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(過去のメモをそのまま貼る)

あとで、これで確かめる

1か月後、書き直したメモを他の人に読んでもらう。質問が出なければ効いています。出た質問が、あなたが省略していた前提です。

4つの軸それぞれの、使いこなし方

記録する一匹狼タイプは SCKM の4つの極でできています。軸ごとに、効く使い方は違います。

  • 仕事の覚え方:書いて残す … 自分の書いたものを、AIに読ませる前提で書く
  • 仕事の抱え方:自分で抱える … AIに自分の判断を「説明させて」みる
  • 決め方:感覚で決める … AIに「なぜそう決めたか」を言葉にしてもらう
  • 手の動かし方:手を動かす … 「これ毎回やってる」と思った瞬間にAIに聞く

逆に、やらない方がいいこと

記録の量を増やすこと。量は足りています。増やすほど、読まれない資料が積み上がります。

まとめ

「もっと共有を」と言われます。記録の習慣は、すでにあなたの側にあります。
詰まっているのは性格ではなく、SCKM という組み合わせの帰結です。だから気合いでは動きません。日誌は続けていい。宛先を、自分から乗組員に変える。

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