「何にいちばん時間がかかっていますか」に、即答できますか｜企業のAI活用7軸②業務の言語化

AI導入の相談で、いちばん最初に聞く質問があります。

「いまの業務で、何にいちばん時間がかかっていますか」

この質問に、その場で答えられる人はあまりいません。忙しくないからではありません。毎日やっているのに、工程に分けて見たことがないからです。

今日は7つの軸の2本目、業務の言語化の話です。

AIは、工程にしか入りません

ここが、これまでの道具といちばん違うところかもしれません。

「請求書の処理」という言い方では、AIをどこに入れるか決められません。塊のままだからです。分けると、こうなります。

分けた瞬間に、入る場所が見えます。2は入ります。3も入ります。4と5はAIの話ではありません——人が決めることだからです。

塊のままだと、この判断ができません。「請求書処理をAI化しよう」で始まった話が、半年後に「思ったほど変わらなかった」になるのは、たいていここです。

マニュアルを書くことではありません

ここでよく出るのが「じゃあマニュアルを整備しよう」です。

⚠️ これは、目的がずれます。マニュアルは手順を再現するためのもので、量が要ります。いま必要なのは分解で、量は要りません。

見るべきは3つだけです。

• どこから始まるか（何が来たら動き出すか）
• どこで終わるか（何を出したら終わりか）
• 誰に渡すか（次に持つのは誰か）

この3つが言えれば、その工程は言語化できています。A4半分で足ります。

なぜ、これが難しいのか

うまい人ほど、答えられません。

慣れた仕事は、頭の中で工程が溶けています。「メールを見て、だいたい分かるので、そのまま処理して、気になったら聞く」——本人の中では1つの動作です。

ところが、この状態のままだと渡せません。新しい人が来ても、AIを入れようとしても、どこから手を付けるかが誰にも分からない。

「属人化」と呼ばれているものの正体は、能力の差ではなく、工程が言葉になっていないことだと感じています。

いま、どの段階にいるか

7つの軸は、それぞれ5つの段階で見ます。

3と4のあいだに、大きな崖があります。

自分の仕事を分解できる人はいます。問題は、その人が隣の部署に行ったときです。知らない業務を、担当者に聞きながら工程に落とせるか。ここができると、その人1人で会社中の業務が言語化できるようになります。

段階3が10人いるより、段階4が1人いる方が、会社としては進みます。

最初の一歩

業務を1つ選んで、5工程に割ってみてください。

各工程に、始まり・終わり・渡す相手を書きます。それだけです。1つの業務なら15分で終わります。

⚠️ きれいに割れなくて構いません。割れなかった場所こそが、いちばん属人化している工程です。そこが分かることに価値があります。

そして、割った表を担当者に見せてください。

「これで合っていますか」

たいてい、直されます。その直しが、言語化そのものです。

次回は、軸③改善の型——「直しどころを、勘ではなく手順で見つけられるか」の話です。

動画で見る（約40秒）

この回の要点を、通勤中に見られる長さにまとめました。

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