「人が足りません」と言われたら、何を数えますか

「人が足りません」と言われます。

見ていると、たしかに遅くまで残っています。増員を上に掛け合って、半年後に1人来ます。

それでも、残業は減りませんでした。こういう部署を、いくつか見てきました。

「忙しい」は、1種類ではない

人が足りないという言葉は、たいてい嘘ではありません。ただ、忙しさの中身は1つではありません。

1日の時間を、何に使ったかで分けてみると、だいたいこの4つに落ちます。

人を足して減るのは、1つ目だけです。

残りの3つは、人が増えても減りません。むしろ増えることがあります。待つ相手は変わらず、探す場所は同じで、やり直しの原因はそのまま残るからです。新しい人が来ると、その人が探す時間と、その人に教える時間が上に乗ります。

忙しさの中身を分けずに人を足すと、足した分だけ「教える」と「探す」が増えます。

時間は計らなくていい

中身を分けると言うと、工数の記録を思い浮かべる方が多いと思います。15分単位で何をしたかを書く、あの表です。

あれは続きません。書くこと自体が5つ目の仕事になるからです。

時間ではなく、回数を数えてください。1週間だけで足ります。

今日、返事を待って止まった回数     正
今日、どこにあるか探した回数       正正
今日、出したものを直した回数       正

付箋1枚でできます。何分かかったかは書きません。「止まった」「探した」「直した」と思った瞬間に、1本引くだけです。

1日の終わりに見ると、たいてい1つの列が飛び抜けています。どの列が飛び抜けるかは、部署によって違います。同じ「人が足りない」でも、原因の場所が違うということです。

列ごとに、直す場所が違う

飛び抜けた列によって、やることが変わります。人を足すのは、そのどれとも違う対処です。

「待ち」が多いとき

誰の返事を待って止まったのかを、名前で並べてください。たいてい2人か3人に集まります。待つ相手が決まっているなら、待たなくてよい範囲を決めるほうが早い。金額や種類で線を引いて、その下は本人が進めてよいことにします。承認の回数が減ると、承認する側の時間も戻ってきます。

「探す」が多いとき

何を探したのかを、そのまま書き出します。前回の資料・誰が担当か・最新の版はどれか。探すものは毎回違って見えて、置き場所が決まっていないものは同じ数個に集まります。そこだけ置き場所を1つにします。全部を整理する必要はありません。

「やり直し」が多いとき

誰からの差し戻しかを見ます。同じ人から戻っているなら、その人の「完了の条件」が最初の依頼に入っていません。出してから決めた条件は、次の依頼で先に書く。それだけで往復が1回減ります。

人を足すのが正解のとき

4つのうち、1つ目が大半を占めていたら、それは本当に人が足りません。

このときは、遠慮なく足してください。「待ち・探す・やり直しは少なく、手を動かす時間で埋まっている」という正の字が、そのまま増員の根拠になります。

「忙しいので」だけの稟議は通りにくく、通ったとしても半年かかります。回数の紙が1枚あると、聞かれたときに答えられます。

月曜に、1つだけ

「人が足りません」と言った人に、来週の5日間だけ、3つの列を数えてもらってください。

待った回数、探した回数、直した回数。時間は計らなくていいと、先に伝えます。

金曜の夕方に、その紙を一緒に見てください。飛び抜けた列が、人を足す前に触る場所です。飛び抜けた列が無ければ、人を足す話を、その紙を持って上に持っていってください。