データが整ってからAIを、と言われて止まっています｜整えるのは全部ではなく、最初の1業務が使う分だけ

「AIを使うなら、まずデータを整えないと」

この方針のまま、AIの話が止まっていることがあります。

顧客の台帳は部署ごとに別のファイル。商品名は人によって書き方が違う。日付の列に「来週」と入っている。たしかに、このままでは使えそうにありません。

そこでデータ整備の計画が立ちます。計画は立つのに、終わる日が決まりません。

「全部を整える」には、終わりの条件が無い

整備が終わらない理由は、人手だけとは限りません。「整った」と言える条件が決まっていないことがあります。

・どのファイルまでが対象か
・どの列を直すのか
・どこまで直れば「整った」のか

この3つは、データを眺めていても決まりません。何に使うかが決まって、はじめて決まります。

使い道が無いまま整えると、対象は「全部」、基準は「できるだけきれいに」になります。どちらにも終わりがありません。

そのあいだにも、新しいデータは毎日入ってきます。入力の仕方が変わっていなければ、直した分の隣に、直っていないデータが増えていきます。

先に決めるのは、最初の1業務

順番を逆にします。データから始めず、業務から始めます。

たとえば「問い合わせに、直近1年の対応履歴をもとに返信案を作る」を最初の1業務にしたとします。対応履歴の表を開いて、使う列を数えます。

対応履歴の表: 列は全部で28個（例）

返信案を作るのに使う列
  ・問い合わせの内容
  ・回答した内容
  ・対応した日付
  ・製品の区分

この例では、28列のうち4列です。行も、参照すると決めた直近1年の分だけです。整える範囲が、表の全部から「4列×1年分」に変わります。

担当者名の書き方の違いも、備考欄の使い方のばらつきも、5年前の履歴も、この業務では使いません。使う業務が出てきたときに直します。

「使えない」の中身を3つに分ける

使う列が決まったら、その列だけを見て、何に困るのかを分けます。

3つに共通するのは、過去を直すのと一緒に、これから入る分が整って入るようにすることです。入力のきまりが変わっていなければ、直した分の隣に、また同じ形のデータが入っていきます。

整える前に、いまの状態で1回通す

もう1つ、整備より先にできることがあります。使う列だけを、いまの状態のまま20件ほどAIに渡して、返信案を作らせてみます。渡してよい情報かどうかは、社内のAI利用ルールで先に確かめてください。

出てきた返信案を、ふだんその問い合わせに答えている担当者が読んで、3つに分けます。基準は「このまま送れるか」です。

そのまま送れる  → その件については、いまのデータで足りている
直せば送れる    → どこを直したかを書き出す
送れない        → 元のデータの何が足りなかったかを書き出す

書き出されたものが、整備の一覧の最初の版になります。実際に困った箇所だけが並びます。

20件は当たりを付けるための数です。全体の傾向までは分かりません。繰り返し出た箇所から直し、直したあとで件数を増やしてもう一度通します。

人が読めば分かる程度の書き方の違いは、AIが読み分けられる場合もあります。直すつもりだった項目が、試してみると直さなくて済んだ、ということが起こりえます。

逆に、想定していなかった穴もここで見つかります。回答の欄に「電話で対応」としか書かれていない、といったものです。これは形式を揃えても解決しません。書かれていないものは、整えても出てきません。

整備の計画は、止めなくてよい

全社のデータ整備が要らない、という話ではありません。台帳の統合のように、時間をかけてやる意味のあるものもあります。

変えるのは順番です。

✕ 整備が終わったら、AIを始める
◯ 1業務を通しながら、その業務が使う分から整える

1業務が通ると、次の業務が使う列が分かります。整備の計画に、使う順という優先順位が付きます。どの業務も使わない列は、後ろに回せます。

今日、1つだけやる

AIに任せたい業務を1つ決めて、その業務が読む表を開いてください。決めかねるときは、毎週同じ形で繰り返している作業から選びます。

列の見出しを上から順に見て、その業務で実際に使う列に印を付けます。

印の付いた列が、最初に整える範囲です。次に中身を見るのも、その列だけで足ります。

ほとんどの列に印が付いたら、業務が1つに絞れていないかを見直してください。「問い合わせ対応」ではなく「問い合わせへの返信案を作る」まで狭めると、印の数が減ります。