全員分のAIライセンスを、契約すべきですか｜人数で決める前に、毎週同じ形で繰り返す業務を数える

「AIのライセンス、全員分を契約しますか。それとも一部から始めますか」

稟議を書く前に、この問いで止まっていることがあります。

全員分なら、年間の金額がそのまま稟議の壁になります。一部から始めるなら、誰に配るかで揉めます。配った人と配らなかった人の差も気になります。

どちらも決め手がありません。人数で決めようとしているあいだは、決まりません。

人数で決めると、使われ方が決まらない

全員分を配った会社では、最初の月は開かれます。翌月、ログインする人が減ります。配られた側に「これで何をするか」が渡っていないからです。

一部に配った会社では、別のことが起きます。配る先を部署や役職で決めると、その部署の中で「使う仕事がある人」と「無い人」が混ざります。使わない人の分が余り、使いたい人の分が足りません。

全員に配る     → 使い道が渡っていない人の分が、そのまま余る
部署で配る     → 部署の中で、使う人と使わない人が混ざる
役職で配る     → 役職と「繰り返している業務」は、一致しない

3つに共通するのは、人を先に決めて、業務を後から探していることです。順番を逆にします。

先に数えるのは、毎週同じ形で繰り返す業務

ライセンスが要るのは、人ではなく業務です。業務が決まれば、その業務の担当者が決まり、担当者の数が最初に要る数になります。

数えるのは、毎週同じ形で繰り返している業務です。たとえば次のようなものです。

この表なら、最初に要る数は10です。部署の人数でも、会社の人数でもありません。

月に1回しかない業務は、最初の表に入れません。回数が少ないと、使い方が身につく前に次の回が来てしまい、効いたかどうかも分かりません。まず毎週回る業務で通して、月次の業務はそのあとに足します。

繰り返す業務が思い浮かばないときは、担当者に「先週、同じ形で2回以上やった作業」を聞いてください。本人は作業だと思っていないことが多く、聞かれてはじめて出てきます。

配る相手は、部署ではなく担当者の名前

業務が決まったら、配る先を名前で書きます。

✕ 営業部に10ライセンス
◯ 問い合わせの一次返信を担当している、Aさん・Bさん・Cさんに3ライセンス

名前で書くと、稟議に書く内容が変わります。「営業部でAIを活用する」ではなく、「問い合わせの一次返信を、週40件、3人で回している。この業務にAIを使う」になります。金額の横に、何に使うかが書かれた稟議になります。

「配られなかった人が不満に思わないか」という心配も、ここで小さくなります。配る基準が「部署」や「役職」だと、配られなかった理由を説明できません。「この業務の担当者から始める」なら、理由がそのまま説明になります。次に足す業務が決まっていれば、順番も伝えられます。

増やす条件を、契約の前に決めておく

ライセンスは、増やすのは簡単で、減らすのは難しいことがあります。契約の形は製品ごとに違うので、月単位で増減できるのか、年単位で固定なのかを、契約の前に確かめてください。

その上で、増やす条件を先に書いておきます。

ログインの回数は、業務が回っているかを教えてくれません。開いただけでも数字は上がります。見るのは、最初に決めた業務の側です。

回っていなければ、ライセンスの数を増やしても変わりません。回っていない理由は、業務の側にあります。前のやり方が残っているのか、入れる材料が揃っていないのか、確認の担当が決まっていないのか。ライセンスを足す前に、そこを見ます。

無料版で先に試すときの注意

契約の前に、無料版で試したいという話も出ます。試すこと自体はよいのですが、一つだけ先に確かめることがあります。

無料版と有料版では、入力した情報の扱いが違うことがあります。社内の情報をそのまま入れてよいかは、製品の利用条件と、社内のルールで決まります。試す前に、渡してよい情報の範囲を確かめてください。

範囲が決まったら、その範囲の中で、最初に決めた業務を10件ほど通してみます。結果を担当者が読んで、「このまま使える」「直せば使える」「使えない」に分けます。この分け方が、契約後に見るものと同じになります。

今日、1つだけやる

稟議書の「人数」の欄を書く前に、毎週同じ形で繰り返している業務を3つ書き出してください。

それぞれに、担当者の名前と、週あたりの回数を添えます。

名前の数が、最初に要るライセンスの数です。部署の人数とも、会社の人数とも違う数が出てきたら、それが契約の最初の単位です。

3つ書けないときは、業務がまだ見つかっていません。担当者に「先週、同じ形で2回以上やった作業」を聞くところから始めてください。