業務改善の現場から 「急ぎで」が重なったとき、順番は誰が決めていますか
「急ぎでお願い」が同じ日に3つ届く。どれから手をつけるかを、受けた担当者が一人で決めてしまう場面があります。急ぎには、外で日付が決まっているものと、早く欲しいだけのものの2種類があります。ぶつかったときに順番を決めるのは誰か、を先に決めておく方法を書きます。
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業務改善の現場から 
業務改善の現場から 「成功」と表示されたのに、誰にも届いていませんでした
自動通知を組んで、実行履歴はすべて「成功」。ところが1週間、誰にも1通も届いていなかった。緑の表示が保証するのは『送る処理が呼ばれた』までです。届いたかどうかは、受け取る側の画面でしか分かりません。
企業でのAI活用 AI推進の担当になりましたが、兼務です｜時間を頼む前に、止めてよい仕事の名前を決める
AI推進を兼務で任されたものの、本業が減らず時間が取れない。空いた時間でやる前提のままでは、空く時間が来ません。先に決めたいのは、止めてよい仕事の名前、週に1回の動かさない枠、最初に通す1業務の3つです。
企業でのAI活用 全員分のAIライセンスを、契約すべきですか｜人数で決める前に、毎週同じ形で繰り返す業務を数える
AIの有料ライセンスを全員分にするか、一部から始めるか。人数で決めようとすると決まりません。先に数えるのは人ではなく、毎週同じ形で繰り返している業務です。業務が決まれば、配る相手と最初に要る数が決まります。
企業でのAI活用 データが整ってからAIを、と言われて止まっています｜整えるのは全部ではなく、最初の1業務が使う分だけ
AIを入れる前にデータを整えよう、という方針のまま始まらないことがあります。全部を整えようとすると、終わりの条件が決まりません。先に決めるのは最初の1業務で、整えるのはその業務が使う列と、参照する範囲だけです。
業務改善の現場から 「人が足りません」と言われたら、何を数えますか
「人が足りません」は、たいてい本当です。それでも1人足して楽にならない部署があります。忙しさの中身は、仕事そのもの・待ち・探す・やり直しの4つに分かれていて、人を足して減るのは1つ目だけです。1週間、時間ではなく回数を数える方法を書きます。
業務改善の現場から ミスが出るたびに、確認を1つ足していませんか
ミスが出るたびに確認者を1人足す。それでも同じ種類のミスがまた出るなら、疑う場所は2つです。後ろに人がいて1回あたりが薄くなっているか、同じものを同じ見方で2回見ているか。人を増やさずに拾えるようにする組み方を書きます。
企業でのAI活用 「AIで何かやって」と言われました｜お題が無いのではなく、困っている業務が集まっていない
経営から「AIで何かできないか」と言われたとき、最初に始めるのはツール調査と他社事例集めです。どちらも進んだ気になりますが決まりません。空いているのは手段ではなく対象で、埋められるのは現場だけです。
企業でのAI活用 AIを入れたのに、現場が使ってくれません｜使わないのではなく、前のやり方がまだ生きている
研修もした、マニュアルも配った、それでも現場が使わない。原因は意欲や習熟度ではなく、前のやり方が消えていないことです。旧経路が残っている間、新しい経路は「増えた仕事」として扱われます。
業務改善の現場から その依頼、期限だけ決まっていませんか
頼んだものが上がってきて、見てから直しをお願いする。これが毎回起きるなら、原因は相手の力量ではなく依頼の形です。期限は決まっているのに、完了の条件が決まっていない依頼が、手戻りを生みます。